Ugye már Te is kaptál elektronikus számlát a netes vásárlásaid után?
És azt is tudod, mi a teendő vele?

Ha nem akarod költségelszámolásra, vagy más hivatalos célra használni, akkor semmi különös dolgod nincs.

Ha viszont hiteles formában szeretnéd megőrizni, akkor teljesen fölösleges kinyomtatnod, mert úgy egyetlen hatóság sem fogadja majd el.  Mégpedig azért, mert a rajta szereplő kódok (digitális aláírás és időpecsét) elvesznek nyomtatás során.

Hogy mindez érthető legyen, lássuk mit kell tudni az e-számláról.

E-számla az a számla, amit elektronikus úton állítottak elő, továbbítottak és fogadtak be. Emellett az is fontos jellemzője, hogy rendelkezik elektronikus aláírással (ez biztosítja a hitelességét) és időbélyeggel (ez pedig a számla kiállításának időpontját bizonyítja). Eszerint nem e-számla az a számla, amit számlázóprogram segítségével (elektronikusan) állítottak ki, majd kinyomtatva adtak át!

Használatuknak előnye, hogy nem kell iratkezeléssel bajlódnod és az egyre növekvő aktahegyeket kerülgetned. Mindig kéznél vannak, gyorsan és egyszerűen továbbíthatók.

Amikor e-számlát kapsz vagy töltesz le, érdemes meggyőződni arról, hogy tényleg rendelkezik-e elektronikus aláírással és időbélyeggel. Ezt egyszerűen megteheted, ha pár kattintással alkalmassá teszed az Adobe Acrobat Reader-t, hogy láthatóvá tegye őket.

Amennyiben a számlával minden rendben van, az eredeti elektronikus formájában archiváld (lehetőleg többféle adathordozóra, és/vagy felhőtárhelyre). Kötelező megőrzési ideje 8 év.

Vállalkozásod könyvelője természetesen dolgozhat a számla kinyomtatott verziójával (kontírozhat rá), de egy esetleges NAV-ellenőrzésre az a példány nem lesz alkalmas.

Ha pedig a számlakibocsátók oldalán állsz, akkor rengeteg időt és pénzt spórolsz az e-számlázással, hiszen nem kell nyomtatni, postázni. Mindössze egy számlázóprogramra van szükséged és akár automatizálhatod is a teljes értékesítési folyamatot egy jó CRM-rendszer segítségével. Hidd el, a könyvelőd is nagyon hálás lesz neked, hiszen ezentúl egyszerűen és gyorsan fel tudja majd dolgozni a kimenő számláidat.  

Jogszabályi háttér:

• évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 168., 175.§
• 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről
• 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről
• 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól

Hálás köszönet GoPosSum-nak, a techoldal.hu gazdájának, hogy elkészítette a fotókat és hozzájárult a használatukhoz!