A három kulcsszó: kényelem, hozzáférhetőség és rugalmasság.

Gondolj arra, hogy 10 évvel ezelőtt minden banki ügyed intézése előtt odamentél, órákig sorban álltál és megküzdöttél az ügyintéző esetleges közönyével, vagy értetlenségével, míg többé-kevésbé sikerült elérned azt, amit akartál.

Ehhez képest ma bárhol vagy, csak előkapod a telefonodat, táblagépedet, laptopodat, vagy odaülsz a PC-d mellé és a nap bármely pillanatában lekérdezhetsz, utalhatsz, vagyis intézheted a legtöbb banki ügyedet. Emellett készpénz nélkül vásárolhatsz boltban és webáruházban, vagy fizetheted otthonról a csekkjeidet. 

Mindez jól szemlélteti a könyvelési rendszerek változásából adódó lehetőségeket is.

Hiszen mi volt régen?

Dobozban gyűjtögetted a számlákat és minden egyéb iratot, majd elzarándokoltál velük a könyvelődhöz. Ő (régen kézzel, manapság számítógépes program segítségével) feldolgozta, lefűzte, majd évek múltán visszaadta neked ezeket. Közben időnként könyörgött, ha valami hiányzott, vagy te könyörögtél neki, ha szükséged volt egy számlára pl. garancia érvényesítéséhez. Ha többen kezeltétek a cég ügyeit mindig egymásra vártatok és egymást okoltátok, ha egy irat nem került elő. Esetleg sorsot húztatok, hogy ki beszéljen a morcos és érthetetlen szakzsargont használó könyvelővel, akitől művészet volt kicsikarni néhány viszonylag aktuális pénzügyi adatot. És ha már itt tartunk: ezek az adatok szinte sosem voltak naprakészek, így csak ritkán tudtál pontos információkkal szolgálni egy üzleti tárgyaláson a cégeddel vagy a termékeiddel kapcsolatban.

Ehhez képest mit kínálnak ma a felhőalapú számviteli, ill. ERP-szoftverek?

• Forradalmasítják a könyvelés hatékonyságát, korszerűsítik a vállalatvezetést azzal, hogy valós idejű képet nyújtanak a cég pénzügyi helyzetéről.
• Minden információ és adat felkerül a felhőbe, ahol azok biztonságosan tárolódnak és megoszthatóvá válnak az arra illetékesekkel.
• A felhőalapú adattárolás biztonságosabb és megbízhatóbb, mintha az értékes pénzügyi adatok papíron, vagy a számítógépeden tárolódnának.

• Jogosultsági szintek hozhatók létre a felhasználói szerepkörök alapján. A munkatársakat a fiókot kezelő személy rendeli hozzá a feladatokhoz.

• A nap 24 órájában, a hét minden napján hozzáférést biztosítanak az üzleti adatokhoz többféle platformon keresztül.  

• Az adott vállalkozást érintő összes dokumentum (számlák, nyilvántartások) fellelhetők egy helyen és ezek (számlaképpel együtt) bármikor lekérdezhetők.

• A számlák egyszerűen feltölthetők a könyvelőprogramba: a vállalkozó lefotózza, vagy szkenneli és emailben elküldi, vagy feltölti őket. Ill. érkezhetnek közvetlenül számlázóprogramból, vagy NAV online számla-importból is.

• A könnyű és gyors adatelérési lehetőség biztosításával egyszerre több személy tud adatokat rögzíteni és egymással megosztani, így minden munkatárs valós idejű, pontos adatokkal dolgozhat.

• Nem kell fájlokat másolni az egyik számítógépről a másikra!
• Egy teljes vállalatirányítási rendszer képes kezelni vállalkozásod összes pénzügyi és üzleti folyamatait és információit (ajánlatok, rendelések, készletadatok, számlázás, szállítói számlák, banki adatok, pénztári tételek, adóelszámolás, partner információk). Így a dokumentumkezelés mellett a vállalati folyamatok teljes e-menedzsmentjét kínálja neked.
• Soha többé nem kell várnod olyan adatokra, melyek alapján a napi pénzügyi döntéseidet meghozod.
• Látványos, érthető diagramokat hívhatsz le, mindössze pár kattintással. Ezek segítségével nemcsak te, hanem munkatáraid és üzleti partnereid is könnyebben áttekinthetik és értelmezhetik a vállalkozásodra vonatkozó pénzügyi-gazdálkodási adatokat.
• A számlázást, a költségeket és a cash flow alakulását folyamatosan nyomon követheted, bármerre jársz. Naprakész adatok birtokában a pénzforgalom jól ütemezhetővé válik.
• Ügyfeleid adatai (kapcsolattartó, számlaforgalom, kintlevőségek) bárhonnan lekérdezhetők, így egyszerű felkészülni egy üzleti tárgyalásra.
• Az irattározási, nyomtatási és kapcsolattartási költségek csökkenthetők.
• A jóval kevesebb papírmunka hatékonyabb időgazdálkodást tesz lehetővé, hogy azzal foglalkozhass, amit szeretsz és amihez igazán értesz. Így a vállalkozásod működése eredményesebbé válik.
• Csökken a könyvelői kapcsolattartásra fordított idő.

Lássunk néhány gyakorlati példát!

• Számlázóprogram segítségével (a rengeteg automatizmusnak köszönhetően gyorsan és egyszerűen) kiállítasz egy számlát. Ez bekerül a könyvelőprogramba és az előre beállított kontírozásnak megfelelően könyvelődik. Ha lekérdezed a fizetendő ÁFA-t, vagy az árbevételt, a kapott értékek már tartalmazni is fogják a nemrég kiállított számla adatait is.
• Miután a vevőd azonnal, emberi beavatkozás nélkül megkapja az általad kiállított elektronikus számlát, azonnal fizethet, többféle elektronikus fizetési mód közül választva. Mivel a bankfiókod adatai is összeköttetésben állnak a pénzügyi rendszereddel, így azonnal értesülsz a jóváírásról. Az adat automatikusan bekerül a pénzügyi nyilvántartásba, így máris lehetőséged nyílik egy általad választott fizetési kötelezettség rendezésére. Így a cash flow-d optimálisan alakítható.
• A könyvelőd valós időben láthatja a bejövő és kimenő számláidat, valamint a banki tranzakcióidat, így folyamatosan elláthat tanácsokkal pl. céged likviditásával kapcsolatban.
• Számlák és utalások automatikus összepontozásának köszönhetően egyből láthatod melyik partnered fizetett és kinél van még kintlévőség.
• A könyvelőd előkészítheti az aktuális adó- és bér utalásokat, így te egyetlen kattintással elintézheted ezeket.
• A számlázó- és készletnyilvántartó program összefüggésének köszönhetően mindig tudod, milyen termékből mekkora raktárkészlettel rendelkezel.
• A munkaerőgazdálkodást is optimalizálhatod azzal, hogy folyamatosan hozzáférsz alkalmazottaid jelenléti, valamint munka- és bérügyi adataihoz.

Ha mindez úgy tűnik, mintha egy sci-fiben olvasnád, hidd el, ez már a valóság. Az informatika és a felhőtechnológia fejlődésének köszönhetően kényelmesen és valós időben hozzáférhetsz céged pénzügyi adataihoz. Így ha nem rettensz meg az ismeretlentől, ma már rendelkezésedre áll az igazán hatékony cégvezetés lehetősége.