Milyen iratanyagot kell megkapnod a régi könyvelődtől és haladéktalanul átadnod az új könyvelő részére?

Ha megszületett benned az elhatározás hogy könyvelőt váltasz, több fontos lépést kell megtenned annak érdekében, hogy döntésed meghozza a várt eredményt.

Meg kell találnod az új számviteli szolgáltatót, egyeztetni vele a megkötendő szerződés részleteiről, beszélned kell a régi könyvelővel, felmondani a vele kötött szerződést, új szerződést kötni, majd átadni céged iratanyagát.  

 

Akár év közben, akár év végén váltasz könyvelőt, a folyamat sikere nagyban múlik azon is, hogy minden szüksége információval ellátod-e az új könyvviteli szolgáltatódat. Egy részletes szóbeli egyeztetés mellett vállalkozásod iratanyagának átadása biztosítja azt, hogy könyvelőd jól átlássa céged pénzügyi-számviteli helyzetét és ezután a jogszabályoknak, valamint te érdekeidnek megfelelően végezhesse munkáját.   

Az átadandó iratok fajtája és mennyisége függ többek közt a cégformától, a cégmérettől és a végzett tevékenységtől.

Általánosságban elmondható, hogy a vállalkozások rendelkeznek az alapításukkal összefüggő iratokkal, adó- és más bejelentkezésekkel, adóügyi és számviteli bizonylatokkal, az előző év (időszak) záró dokumentumaival, bevallásokkal, szabályzatokkal, alkalmazottakkal kapcsolatos munkaügyi iratanyaggal, bankszámlakivonatokkal, pénztárjelentéssel, stb.

Lássuk ezeket részletesen, bár a teljesség igénye nélkül!

 

Alapítással, bejelentkezéssel kapcsolatos dokumentumok

  • társasági szerződés, alapító okirat, egyéni vállalkozás bejelentése, stb.
  • cégkivonat
  • működési engedély
  • hatósági, hivatali engedélyek
  • kamarai bejelentkezések
  • helyi iparűzési adó, székhely, új tevékenység, stb. bejelentése

 

Adózással kapcsolatos dokumentumok

  • bejelentkezések, módosítások
  • bevallások adónemenként
  • bevallások benyújtásának visszaigazolásai
  • bevallásokat alátámasztó analitikák adónemenként
  • önellenőrzések
  • pénztárgépekhez kapcsolódó dokumentáció
  • aktuális NAV adófolyószámla-kivonat
  • a korábbi adóellenőrzések jegyzőkönyvei, határozatai, jogkövetkezményei és azok végrehajtása

 

Kötelező adatszolgáltatások és ezek beérkezésének visszaigazolásai (KSH, stb.)

 

Előző évek záró dokumentumai

  • főkönyvi kivonatok, naplók, kartonok, egyéb analitikák
  • zárás analitikái
  • záró bevallások, adatszolgáltatások
  • mérleg
  • eredménykimutatás
  • kiegészítő melléklet
  • cash flow
  • közhasznúsági melléklet
  • határozat az adózott eredmény felhasználásáról
  • könyvvizsgálói jelentés
  • közzétételi igazolás

 

Számviteli dokumentumok

  • nyitás dokumentumai
  • aktuális évről készült naplók, főkönyvi kivonatok, kartonok
  • tárgyieszköz-kartonok
  • leltárak
  • selejtezési jegyzőkönyvek
  • készletnyilvántartás analitikái
  • átsorolások
  • könyvelés alapbizonylatai, számlák, stb.
  • analitikák (beruházások, követelések, kötelezettségek, tagi kölcsönök, időbeli elhatárolások, saját tőke, céltartalékok, stb.)
  • pénztárak és bankszámlák egyeztetett állománya, analitikái, bankszámlakivonatok, pénztárjelentések
  • devizás ügyletek analitikája

 

Munkaügyi dokumentumok

  • be- és kijelentőlapok, adatmódosítások, valamint ezek visszaigazolásai
  • munkaszerződések
  • megbízási szerződések
  • kötelező tájékoztatók
  • munkaügyi nyilvántartó lapok
  • munkavállalói nyilatkozatok
  • munkaköri leírások
  • munkaidő-nyilvántartás
  • munkaidő-beosztás
  • munkaidőkerethez kapcsolódó iratok
  • szabadságnyilvántartás
  • nyilatkozatok (pl. titoktartási, versenytilalmi)
  • leltárfelelősségi megállapodások
  • munka- és tűzvédelemmel kapcsolatos iratanyag (szabályzatok, kockázatelemzés, oktatás, munkabaleseti jegyzőkönyvek, foglalkozás-egészségügyi vizsgálatok, egyéni védőeszközök, stb.)

 

Bérelszámolás dokumentumai

  • jelenléti ív
  • bérszámfejtéshez, TB-ügyintézéshez szükséges okiratok, dokumentumok
  • aláírt bérjegyzék
  • bérkarton
  • munkabér átvételének igazolása
  • munkavállalói nyilatkozatok (adókedvezmények, gyermekek, stb.)
  • letiltások
  • kiküldetés dokumentumai
  • jelenlegi és korábbi alkalmazottak nyugdíjának megállapításhoz szükséges iratok
  • TB-kiskönyv

 

Szabályzatok

  • szervezeti és működési szabályzat
  • adatkezelési és adatvédelmi szabályzat
  • munkaügyi szabályzat
  • számviteli politika
  • számlarend
  • számlatükör
  • pénzkezelési szabályzat
  • leltározási szabályzat
  • értékelési szabályzat
  • selejtezései szabályzat
  • önköltség-számítási szabályzat
  • cafeteria-szabályzat
  • ÁSZF

 

Egyéb céges iratok

  • levelezések
  • folyamatban levő ügyek
  • szigorú számadású dokumentumok nyilvántartása
  • útnyilvántartás
  • bankszámlaszerződések
  • egyéb szerződések
  • engedélyek
  • biztosítási szerződések
  • garanciális kötelezettségek

 

Az átadott dokumentumokról mindenképp szükséges átadás-átvételi jegyzőkönyvet készíteni, melyeket mindkét illetékes félnek alá kell írnia. Ennek egy lehetséges formáját megtalálhatjátok a Nyomtatványtárban: LINK

 

Összeállította: Kovács Mariann

2019.11.02.