Ha megszületett benned az elhatározás hogy könyvelőt váltasz, több fontos lépést kell megtenned annak érdekében, hogy döntésed meghozza a várt eredményt.

Meg kell találnod az új számviteli szolgáltatót, egyeztetni vele a megkötendő szerződés részleteiről, beszélned kell a régi könyvelővel, felmondani a vele kötött szerződést, új szerződést kötni, majd átadni céged iratanyagát.  

Akár év közben, akár év végén váltasz könyvelőt, a folyamat sikere nagyban múlik azon is, hogy minden szüksége információval ellátod-e az új könyvviteli szolgáltatódat. Egy részletes szóbeli egyeztetés mellett vállalkozásod iratanyagának átadása biztosítja azt, hogy könyvelőd jól átlássa céged pénzügyi-számviteli helyzetét és ezután a jogszabályoknak, valamint te érdekeidnek megfelelően végezhesse munkáját.   

Az átadandó iratok fajtája és mennyisége függ többek közt a cégformától, a cégmérettől és a végzett tevékenységtől.

Általánosságban elmondható, hogy a vállalkozások rendelkeznek az alapításukkal összefüggő iratokkal, adó- és más bejelentkezésekkel, adóügyi és számviteli bizonylatokkal, az előző év (időszak) záró dokumentumaival, bevallásokkal, szabályzatokkal, alkalmazottakkal kapcsolatos munkaügyi iratanyaggal, bankszámlakivonatokkal, pénztárjelentéssel, stb.

Lássuk ezeket részletesen, bár a teljesség igénye nélkül!

Alapítással, bejelentkezéssel kapcsolatos dokumentumok

• társasági szerződés, alapító okirat, egyéni vállalkozás bejelentése, stb.
• cégkivonat
• működési engedély
• hatósági, hivatali engedélyek
• kamarai bejelentkezések
• helyi iparűzési adó, székhely, új tevékenység, stb. bejelentése

Adózással kapcsolatos dokumentumok

• bejelentkezések, módosítások
• bevallások adónemenként
• bevallások benyújtásának visszaigazolásai
• bevallásokat alátámasztó analitikák adónemenként
• önellenőrzések
• pénztárgépekhez kapcsolódó dokumentáció
• aktuális NAV adófolyószámla-kivonat
• a korábbi adóellenőrzések jegyzőkönyvei, határozatai, jogkövetkezményei és azok végrehajtása

Kötelező adatszolgáltatások és ezek beérkezésének visszaigazolásai (KSH, stb.)

Előző évek záró dokumentumai

• főkönyvi kivonatok, naplók, kartonok, egyéb analitikák
• zárás analitikái
• záró bevallások, adatszolgáltatások
• mérleg
• eredménykimutatás
• kiegészítő melléklet
• cash flow
• közhasznúsági melléklet
• határozat az adózott eredmény felhasználásáról
• könyvvizsgálói jelentés
• közzétételi igazolás

Számviteli dokumentumok

• nyitás dokumentumai
• aktuális évről készült naplók, főkönyvi kivonatok, kartonok
• tárgyieszköz-kartonok
• leltárak
• selejtezési jegyzőkönyvek
• készletnyilvántartás analitikái
• átsorolások
• könyvelés alapbizonylatai, számlák, stb.
• analitikák (beruházások, követelések, kötelezettségek, tagi kölcsönök, időbeli elhatárolások, saját tőke, céltartalékok, stb.)
• pénztárak és bankszámlák egyeztetett állománya, analitikái, bankszámlakivonatok, pénztárjelentések
• devizás ügyletek analitikája

Munkaügyi dokumentumok

• be- és kijelentőlapok, adatmódosítások, valamint ezek visszaigazolásai
• munkaszerződések
• megbízási szerződések
• kötelező tájékoztatók
• munkaügyi nyilvántartó lapok
• munkavállalói nyilatkozatok
• munkaköri leírások
• munkaidő-nyilvántartás
• munkaidő-beosztás
• munkaidőkerethez kapcsolódó iratok
• szabadságnyilvántartás
• nyilatkozatok (pl. titoktartási, versenytilalmi)
• leltárfelelősségi megállapodások
• munka- és tűzvédelemmel kapcsolatos iratanyag (szabályzatok, kockázatelemzés, oktatás, munkabaleseti jegyzőkönyvek, foglalkozás-egészségügyi vizsgálatok, egyéni védőeszközök, stb.)

Bérelszámolás dokumentumai

• jelenléti ív
• bérszámfejtéshez, TB-ügyintézéshez szükséges okiratok, dokumentumok
• aláírt bérjegyzék
• bérkarton
• munkabér átvételének igazolása
• munkavállalói nyilatkozatok (adókedvezmények, gyermekek, stb.)
• letiltások
• kiküldetés dokumentumai
• jelenlegi és korábbi alkalmazottak nyugdíjának megállapításhoz szükséges iratok
• TB-kiskönyv

Szabályzatok

• szervezeti és működési szabályzat
• adatkezelési és adatvédelmi szabályzat
• munkaügyi szabályzat
• számviteli politika
• számlarend
• számlatükör
• pénzkezelési szabályzat
• leltározási szabályzat
• értékelési szabályzat
• selejtezései szabályzat
• önköltség-számítási szabályzat
• cafeteria-szabályzat
• ÁSZF

Egyéb céges iratok

• levelezések
• folyamatban levő ügyek
• szigorú számadású dokumentumok nyilvántartása
• útnyilvántartás
• bankszámlaszerződések
• egyéb szerződések
• engedélyek
• biztosítási szerződések
• garanciális kötelezettségek

Az átadott dokumentumokról mindenképp szükséges átadás-átvételi jegyzőkönyvet készíteni, melyeket mindkét illetékes félnek alá kell írnia. Ennek egy lehetséges formáját megtalálhatjátok a Nyomtatványtárban: LINK

Összeállította: Kovács Mariann

2019.11.02.