A számlaadat-szolgáltatási kötelezettséget 2018. július 1-jétől vezették be, mely időponttól kezdve két lépésben terjed ki az összes számlára. 2021. január 1. az a dátum, amely időponttól már minden számla adatszolgáltatásra kötelezetté válik, ettől az időponttól alig lesz kivétel vevői kör, értékhatár vagy egyéb más megkötés tekintetében. (Kivétel: azon termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás, melynek teljesítési helye a Közösség másik tagállama, és amely termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás tekintetében az adóalany adófizetési kötelezettségének az Art. távolról is nyújtható szolgáltatásokat nyújtó adózókra vonatkozó különös szabályai szerint tesz eleget.)

A jogszabályi változás adatstrukturális változásokat is jelent, mely a számlázó szoftverek esetén plusz fejlesztési kötelezettséget jelent. Ugyanakkor új szolgáltatások is megjelennek az Online Számla rendszerben. Az adatstruktúra változtatásnál az adóhivatalnak figyelembe kellett vennie a jogszabályi módosulásokat, ugyanakkor a 2022-ben induló áfabevallás kiajánlást és átgondolta, milyen szolgáltatások bevezetése, bővítése tudja támogatni a vállalkozások digitális folyamatainak egyszerűsítését.

Jogszabály-módosításból eredő változtatások

2021. január 1-től hatályba lép az Áfa törvény adatszolgáltatásokra vonatkozó változása. Ennek lényege, hogy a nem adóalanyoknak történő értékesítésről, valamint a közösségi és közösségen kívüli értékesítésről is kötelező lesz adatot szolgáltatni az Online Számla rendszerben. 2021-től az alábbi vevői csoportokat lehet elkülöníteni az adatszolgáltatásban:

• Belföldi vagy közösségi adóalany vevő: ebben az esetben a név, cím és adószám (közösségi vevőnél közösségi adószám) kötelező a számlán és az adatszolgáltatásban.
• Nem közösségi adóalany vevő: a név, cím kötelező, az adószám pedig nem kötelező, de lehetséges feltüntetni a számlán és az adatszolgáltatásban is.
• Nem adóalany és nem magánszemély vevő: a név és a cím feltüntetése kötelező a számlán és az adatszolgáltatásban is. Ebbe a kategóriába tartoznak például a gazdasági tevékenységet nem folytató társasházak, egyesületek, alapítványok, kizárólag közhatalmi tevékenységet végző testületek.
• Magánszemély vevő: a név és a cím feltüntetése kötelező a számlán, az adatszolgáltatásban viszont nem lehet benne.

A magánszemélynek kiállított számlánál jogszabály alapján el kell térnie a számla adattartalmának és az adatszolgáltatásnak. Ugyanakkor nem igaz az az állítás, hogy amely vevőnek nincs adószáma, akkor automatikusan magánszemély. Attól még lehet olyan nem adóalany, amely nem rendelkezik adószámmal. A számlázó programoknak (vagy annak felhasználóinak) így különbséget kell tenniük a magánszemélyek és nem magánszemély vevő között is, nem csupán adóalany és nem adóalany között.

A számlaadat-szolgáltatási rendszerben a magánszemély elkülönült kezelését az Áfa törvény írja elő. Amennyiben a vevő magánszemély, akkor bár a számlán kötelező szerepelnie a nevének, címének, az adatszolgáltatási rendszerben ezek az adatok nem szerepelhetnek. Egy jelölőt kell alkalmazni, hogy az adott vevő magánszemély. Az Online Számla rendszer elutasítja azon adatszolgáltatások feldolgozását, melyek magánszemély jelölővel vannak ellátva, azonban a név és cím kitöltött.

A közösségi és export ügyletek adatszolgáltatási kötelezettsége nem csupán a vevőadatokra van hatással, hanem számla adóösszegeinek a megadására is. A 3.0-ás verzióban kibővültek az adómentességeknek, hatályon kívüliség eseteinek a jelölései. Az adatszolgáltatásban ezeket meg kell adni kóddal és a számlán szereplő szöveggel is. Az esetek kódolása a számlázó programokban is általános megoldás, ez került átemelésre az adatszolgáltatásba. Ezzel a megoldással az adómentességek, hatályon kívüliség esetei gépi leg is értelmezhetők, elemezhetők. A fenti megoldást egyrészt a jogszabályi változás miatt volt szükséges bevezetni, ugyanakkor az adóhivatali adatelemzésben is jelentős támogatást nyújt. Ezen túlmenő céljai is vannak a mentességek, hatályon kívüliség eseteinek ilyen módú jelölésének. 2021-ben az adóhivatal az áfa bevallásokat ki fogja ajánlani az adóalanyok részére, melyhez szintén szükségesek ezek a változások.

Elektronikus számla támogatás

A számlaadat-szolgáltatás egyrészt kötelezettséget jelent az adóalanyok részére, ugyanakkor nagyon hangsúlyos eleme a szolgáltatások nyújtása. Az elektronikus számla támogatása már 2018-tól jelen van az adatszolgáltatási rendszerbe, mely a 3.0-ás verziótól egy új szintre emelkedett. A jogszabályi környezet megteremtésével lehetővé válhat az Online Számla rendszerben, hogy elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás kerüljön benyújtásra.

Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet bevezette annak lehetőségét, hogy az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash kóddal is lehet teljesíteni. Erre az Online Számla rendszer kétfajta megoldást nyújt:

1. A számlázási folyamatban létrejön egy elektronikus számla dokumentum, melynek hash kódja bekerül az adatszolgáltatásba. Ebben az esetben az adatszolgáltatás és az elektronikus számla elválik egymástól, két külön dokumentumról beszélünk.
2. Az adatszolgáltatás önmagában lehet hiteles elektronikus számla is. Amennyiben ezt a megoldást választjuk, akkor nem különül el egymástól a számla és az adatszolgáltatás, így az adattartalma azonos.

Az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás esetén az alábbi korlátozásokat figyelembe kell venni, mely esetekben nem használható a megoldás:

• a vevő nem adóalany természetes személy, mivel az adatszolgáltatási rendszer nem tárolhatja a magánszemély vevő adatait, ugyanakkor azok a számla kötelező tartalmi elemei;
• a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat XML állományának mérete a kiállítást követően a 10 Mb-ot meghaladja, ezért a kiállított számlához képest összevont tételsorokat tartalmaz az adatszolgáltatás;
• a számlával egy tekintet alá eső okirat olyan számla adat tartalmát módosítja vagy érvényteleníti, amelyről az adatszolgáltatás nem elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás szerint történt.

A fenti megszorítások nem jelentik azt, hogy például egy olyan vállalkozás, amely adóalanyoknak és magánszemélyeknek is értékesít, ne lenne képes az adatszolgáltatási rendszer használatával teljesen áttérni az elektronikus szám lázásra. Lehetőség van arra, hogy magánszemélyeknek például PDF formátumban állítja elő az elektronikus számlát, melynek a hash kódját megküldi az adatszolgáltatási rendszerbe. Amennyiben adóalany a vevő, akkor pedig az adatszolgáltatása lesz az elektronikus számla, amennyiben a jogszabályi környezet is megengedi ezt a módszert. Számlázó program oldalán egyébként is el kell választani egymástól a magánszemély vevőket a nem magánszemély vevőktől, így a folyamat akár teljes mértékben automatizálható lehet.

Bármelyik megoldást is választja a vállalkozás, érdemes figyelembe venni, hogy az elektronikus számlák megőrzéséről a vállalkozásnak kell gondoskodnia. Amennyiben az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatást választjuk, akkor a számla XML-ek bár megtalálhatóak az adóhivatal rendszerében, azonban ebben az esetben sem vállalja az adóhivatal az archiválási rendelet szerinti megőrzést. Az elektronikus számlák megőrzéséről így mindig az adózónak kell gondoskodnia.

A vevőnek lehetősége van az Online Számla rendszerből letölteni az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatást. Ebben az esetben az Online Számla rendszerben letöltött XML-re és hash kódra vonatkozik a megőrzési kötelezettsége.

Az Áfa törvény alapján az elektronikus számlázáshoz a vevőnek hozzá kell járulnia. Ebben a két partnernek kell megállapodnia, az adóhivatal nem vállalja át a meg állapodást. A hozzájárulás lehet írásban, szóban, ráutaló magatartással is, azonban ez mindenképpen az Online Számla rendszeren kívüli hozzájárulást jelent. Az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás esetén a számla-kibocsátási kötelezettség teljesítése az értékesítő felelőssége. Az adóhivatal nem vállalja át az Áfa törvényben foglalt értékesítői és vevői kötelezettségeket, felelősségeket. Az Online Számla rendszerben az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás egy lehetőséget jelent az adminisztráció csökkentésére, azonban a két félnek kell mérlegelnie az ebben rejlő lehetőségeket, kockázatokat.

Számlafeldolgozás támogatása

Az adatszolgáltatást eddig is több vállalkozás arra is használta, hogy a számlabefogadási folyamatát támogassa vele. Az adatszolgáltatási rendszerben a számlaadatok standard 3 adatstruktúrában megtalálhatóak így, ha azokat egy könyvelési rendszer képes beemelni, akkor nem szükséges manuálisan a számlaadatok rögzíteni.

A fenti folyamattal a vállalkozásoknak olyan problémájuk volt, hogy a számlán megjelenő számla feldolgozást segítő adatok (pl. megrendelésszám, szállítólevélszám stb.) nem standard módon jelent meg (ha egyáltalán megjelent) az adatszolgáltatásokban. Így erre nem lehetett hatékony számla-feldolgozási folyamatot illeszteni. Ebből a megfontolásból a 3.0 verzióban megjelentek számlafeldolgozást támogató adatok, melyek kitöltése opcionális. Itt meg lehet adni például a megrendelésszámot, szerződésszámot, beszállító kódját, szállítólevél számot, GLN számot stb. Ezzel a megoldással a számla fel dolgozási folyamatok remélhetőleg hatékonyabbá tudnak válni.

A vállalkozásoknak érdemes megfontolniuk, hogy egy belföldi adóalanynak kiállított számla az adatszolgáltatás legyen, és például ha a számlában szerepel a megrendelésszám, akkor a vevő nem csupán az elektronikus számlát kapja meg az adatszolgáltatási rendszerben, hanem a számla feldolgozási folyamatait tudja automatizálni is. Lényegében egy EDI rendszerhez nagyon hasonló megoldást ki lehet építeni az Online Számla rendszer használatával úgy, hogy nem feltétlenül szükséges a két félnek jelentős informatikai beruházásokat megvalósítani.

Közmű vállalkozások adatszolgáltatása

Az adatszolgáltatás 3.0-ás verziójával a közmű szolgáltatók számára megjelent két olyan változtatás, mely a rájuk vonatkozó speciális jogszabályi elvárások miatti követelmények és az adatszolgáltatások hibamentes teljesítése miatt került bevezetésre. Mindkettő változtatást hosszú egyeztetések előzték meg, melynek eredményeként minden követelménynek és elvárásnak megfelelő adatszolgáltatási meg oldást tudott az adóhivatal kialakítani.

Az egyik jelentős probléma a közműszolgáltatók elszámoló számlája volt. Az elszámoló számla adattartalmát, azzal kapcsolatos követelményeket az egyes közművekre vonatkozó jogszabályok rögzítik. Adatszolgáltatás szempontjából a legnagyobb kihívás az volt, hogy az elszámoló számla az áfatörvény fogalmai szerint egyszerre volt számla és számlával egy tekintet alá eső okirat. Az Online Számla rend szer az ilyen jellegű hibrid számlák feldolgozását nem tudta korábban támogatni, valamilyen warning jelzést mindenképp adott. A 3.0-ás verzióban az adóhivatal bevezetett egy külön jelölőt a közmű elszámoló számlára vonatkozóan, valamint egy külön eljárást az elszámoló számlák adatszolgáltatására.

Egy indulás óta fennálló nagyon szélsőséges számlaadat-szolgáltatási eset is a közmű szolgáltatókhoz kapcsolódik. Az Online Számla rendszer nem képes fogadni 10 Mb-nál nagyobb adatszolgáltatásokat. Az ekkora méretű adatszolgáltatások esetén ugyanazon termék/szolgáltatás több tételsoron jelenik meg. Ennek a problémának a kiküszöbölése érdekében az adatszolgáltatásnál összevonást kell elvégezni, melynek alkalmazásával a számla adattartalmához képest összevontabb adatszolgáltatás fog előállni. Az össze vonással az adóhivatal nem veszít fontos adatot, ugyanakkor ezen nagyméretű számláknál is lehetőség nyílik a megfelelő adatszolgáltatásra. Az összevonás alapvetően azt jelenti, hogy az adatszolgáltatásban tételsoronként egyfajta terméket vagy szolgáltatást egy sorban kell feltüntetni függetlenül attól, hogy a számlán mennyi tételsorban szerepel (pl. telefonszám vagy telephely megbontásban).

Összegzés

Az adatszolgáltatási rendszer az elmúlt két évben is sokat fejlődött, 2021-gyel pedig egy olyan szintre lép, amely időponttól már jelentős jogszabályi változások nem várhatók. Ezért az új adatstruktúra célja a hosszú távú fenntartás biztosítása, mely egyrészről adatstrukturális egységesítéseket is jelent, de az áfatörvény számlával szembeni követelményeinek a lehető legteljesebb adatszolgáltatási leírását is adja.

2021-ben eljut oda az adatszolgáltató rendszer, hogy az összes belföldi adóalany által kiállított számlát be kell küldeni. Ez a kötelezettségen kívül az adóhivatali szolgáltatások kiterjedését is jelenti. Az Online Számla rendszer így lassan egy olyan központtá válik, ahol a magyar adóalanyok összes számlaadata (vagy akár számlája) elérhetővé és letölthetővé válik a vevő oldalán.

Czöndör Szabolcs
főosztályvezető
NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatósága
Adóvilág – 2020. október XXIV. Évfolyam 10. szám

https://uzletem.hu/jogadokonyveles/online-szamla-3.0-szintet-lep-2021-ben-az-adatszolgaltatasi-rendszer