Az évtizedes aktahegyek lassan kiszorítanak az irodádból?

Tartasz egy adóügyi ellenőrzéstől, mert nem tudod hány évre terjedhet ki?

Iratokat selejteznél, de nem tudod hogyan kezdj hozzá?

Nincs egyszerű dolgod ha szeretnéd jól csinálni, mert több jogszabály tartalmazza az erre vonatkozó előírásokat. Cikkem második részében a legfontosabbakat össze is gyűjtöttem neked.

De elsőként nézzük a legfontosabb iratmegőrzési határidőket!

Az adóügyekkel kapcsolatos iratokat 5, a vállalkozás számvitelével kapcsolatos iratokat 8, a munkavállalók nyugdíjának megállapításához szükséges iratokat pedig az öregségi nyugdíjkorhatáruk elérése utáni 5 évig kell megőrizni. Ám az említett 5, ill. 8 éves határidő a gyakorlatban két évvel meghosszabbodik. Ennek magyarázata az, hogy az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőriznie. Az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást meg kellett volna tenni. Ha az éveket átszámoljuk pl. a társasági adóra vonatkoztatva, érthetővé válik a plusz 2 év megőrzési idő.

Kapott csekély összegű (de minimis) támogatás esetén a kedvezményezett köteles minden ehhez kapcsolódó iratot az odaítélést követő 10. évig megőrizni és szükség esetén azokat bemutatni.

A kereskedelmi törvény szerint a készleten levő áruk eredetét megfelelő bizonylattal igazolni kell, erre vonatkozó határidő természetesen nincs megszabva.

Érdemes fokozottan figyelni az iratkezelés szabályainak betartására, ezzel lehetővé téve egy esetleges adóellenőrzést, hiszen akár egymillió forintos mulasztási bírságot is kockáztat az, aki nem vagy nem megfelelően gondoskodik iratai tárolásáról és megőrzéséről.

A fizikai állagmegóvás mellett az adatvédelmi szabályokat is be kell tartani az iratkezelés során!

Minden vállalkozás számára célszerű elkészíteni az iratkezelésre és -selejtezésre vonatkozó szabályzatot, mely meg fogja könnyíteni ezt a rendszeresen visszatérő „nemszeretem – feladatot”.

Végül itt az ígért jogszabályi háttér:

1995. évi LXVI. törvény (a levéltárakról) 3-4. § definiálja az irat és iratkezelés fogalmát, szabályozza az irattári anyag védelmét.

1996. évi CL. törvény (az adózás rendjéről) 77. § előírja, hogy a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített elektronikus adatokat, információkat is – úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy az az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére alkalmas legyen.

Ezen iratokat az adóhatóságnál bejelentett helyen kell őrizni. Feldolgozásra más helyre lehet őket továbbítani, de az adóhatóság felhívására azokat három munkanapon belül be kell mutatni.

Az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie.

Az adókötelezettség megszűnése esetén az iratokat a jogi személy jogutódja, jogszabályban meghatározott személy, vagy a természetes személy maga köteles megőrizni.

Ez a kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy – ha azt jogszabály nem zárja ki – eredeti példány hiányában a jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik. Ha az adózó a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, köteles ellenőrzés esetén az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani.

A 228. § szerint az iratmegőrzési kötelezettség szabályainak megsértése miatt az adózó egymillió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható. Ezzel egy tekintet alá esik, ha az adózó iratait az ellenőrzés lefolytatására alkalmatlan állapotban nyújtja be.

Az 1. melléklet 1.13. pont szerint az állami adó- és vámhatósághoz be kell jelenteni az adózó iratai, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével, valamint a tényt, hogy a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg

2007. évi CXXVII. (ÁFA) törvény 168/A. § előírja, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. A módszer megválasztásánál fontos, hogy a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosítson.

A 179. § kimondja, hogy minden személy, szervezet köteles az adómegállapítás ellenőrizhetőségének érdekében az általa vagy nevében kibocsátott, valamint a birtokában levő okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni. Ez papíralapú okirat esetében a kibocsátásra kötelezett részéről a másodlati példányra, a befogadó részéről az okirat eredeti példányára, vagy – ha azt e törvény nem zárja ki – eredeti példány hiányában annak hiteles másolatára vonatkozik. A megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is. Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg.

2000. évi C. törvény (a számvitelről) 169. § szerint a gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni.

 A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat, szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

167. § (7) bekezdése alapján a kontírozási információkat fizikailag vagy logikailag hozzá kell rendelni a bizonylatokhoz, amely elektronikus nyilvántartással is teljesíthető. Fontos, hogy a hozzárendelésnek egyértelműnek, elválaszthatatlannak és utólag nem módosíthatónak kell lennie.

A bizonylatok megőrzéséről szervezeti változás esetén (pl. jogutód nélküli megszűnés) intézkedni kell.

2005. évi CLXIV. törvény (a kereskedelemről) 5.§-a tartalmazza, hogy a forgalmazott termékek eredetét hitelt érdemlően (bizonylattal) bizonyítani kell. Határidőt nem szab, hiszen a készleten tartásnak sincs határideje.

2006. évi LXXXI. törvény (a nyugdíjról) 99.§-a előírja, hogy a biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

451/2016 Kormányrendelet (az elektronikus ügyintézésről és a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól) 55. § kimondja, hogy a papíralapú dokumentumról történő digitalizálás során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden – az aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett – módosítás érzékelhető legyen.

Papíralapú dokumentumról történő digitalizálás során a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd ellátja az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal − „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” − és elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és ha az időpont feltüntetése szükséges, elektronikus időbélyegzővel látja el.

1/2018. ITM rendelet (a digitális archiválásról) 3. § kimondja, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése folyamatosan oly módon történjen, ami védi azt az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

Emellett azt is biztosítani kell, hogy az őrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága – például a dokumentum megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.

7. § részletesen felsorolja az elektronikus formában készült számla megőrzésének követelményeit, ill. körülményeit

2011. évi CXII. törvény (az adatvédelemről), ami részletesen szabályozza a személyes adatok védelmére vonatkozó kötelezettséget és az adatkezelő ezzel kapcsolatos feladatait.

Az összeállítást készítette: Kovács Mariann

2019.05.27.